Les entreprises ne peuvent se détacher des logiciels. Au moins, il devrait y avoir un logiciel de gestion et un logiciel en comptabilité. Cependant, il y a quelques informations importantes à ne pas négliger concernant la comptabilisation d’un logiciel. Il y a des processus différents pour des logiciels autonomes et les autres types.
Comptabiliser un logiciel autonome propre à l’entreprise
Tout d’abord, on appelle logiciel autonome un logiciel utilisé pour un projet de l’entreprise ou qu’on a acheté avec un autre outil de comptabilité. La plupart du temps, c’est un instrument que l’entreprise va utiliser sur le long terme pour l’aider dans la gestion financière.
Après avoir acheté un logiciel que l’entreprise va elle-même utiliser, vous devez le mentionner dans les comptes. Pour les débits, ce sont le numéro 205 pour les « logiciels » en prix HTTC et le numéro 44562 pour la « TVA sur immobilisation ». Par ailleurs, c’est le crédit du compte 4041 qui correspond à cette opération parce qu’elle évoque « fournisseurs-achats d’immobilisation ».
Cependant, si le prix d’achat du logiciel est de moins de 500 euros, il faut le comptabiliser en tant que charge.
On peut les amortir sur 12 mois après la date prévue pour l’achat, sauf si vous l’achetez avec un ordinateur. Dans ce cas, les deux outils sont amortis de la même façon en prenant comme référence l’ordinateur, cliquez ici pour en savoir plus.
Comptabiliser un logiciel autonome pour usage commercial
Pour un logiciel autonome, la comptabilisation location logiciel n’est pas spécifique. En effet, les processus changent selon l’objectif commercial. Par exemple, c’est le logiciel a été spécialement créé après la commande d’un client. Suivant ce cas, il faut prendre le débit du compte 34 pour les données « en-cours de production de services » ainsi que le crédit du compte 7134 relatif à la « variation des en-cours de production de services ». Par ailleurs, pour la mise à jour d’un logiciel, vous devez utiliser le débit du compte 355 concernant les « stocks de produits finis » et le crédit du compte 71355 concernant la « variation des stocks de produits finis ». Enfin, pour un logiciel à but commercial, que l’entreprise a acheté pour ensuite la revendre sans avoir apporté aucune modification, vous devez choisir le débit du compte 37 pour les « stocks de marchandises » et le crédit du compte 6037 pour la « variation des stocks de marchandises ».
Comptabiliser un logiciel de projet de développement et un logiciel indissociable du matériel
C’est l’outil qu’on réalise pour suivre un projet de développement que l’on ne peut pas inclure dans le Code de la Propriété Intellectuelle. Si vous avez laissé les coûts de la production dans les charges ou si vous l’avez immobilisé, alors, vous devrez utiliser le numéro 203 pour l’enregistrer en tant que « Frais de recherche et de développement ». Cela concerne aussi la comptabilisation abonnement logiciel. Toutefois, il y a des conditions à remplir dans le but d’immobiliser les frais. Premièrement, votre société doit avoir une faisabilité technique requise pour finir l’immobilisation. Elle va utiliser ou vendre le produit qu’elle a fourni, elle doit être capable de le faire en toute circonstance. L’entreprise sait exposer et prouver la manière à travers laquelle son action a pu être fructueuse. Ainsi, il faut qu’elle ait les ressources requises pour mener à terme le développement de l’immobilisation. Enfin, elle a la capacité d’évaluer les dépenses que son action a provoquées.
Par ailleurs, si vous avez un logiciel qui ne peut pas se détacher de l’outil où il est placé, les deux doivent être enregistrés ensemble. Alors, il faut les considérer comme une immobilisation corporelle. Ainsi, si le logiciel est installé sur l’ordinateur, il ne peut pas être détaché de ce matériel quand vous ferez les comptes. Par exemple, si une entreprise achète un ordinateur et un logiciel y est déjà installé, alors, il ne faut pas déterminer par hasard le prix du logiciel. Vous devez seulement l’amortir sur 3 années avec l’ordinateur. Trois ans après, il y aura un débit de compte avec le numéro 68112 qui correspond aux « Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles » et le numéro de compte 28183 qui correspond aux « Amortissements du matériel de bureau et du matériel informatique ».
L’amortissement des logiciels
Le plan d’amortissement est le même pour tous les types de logiciels. En effet, le débit doit se faire avec le compte numéro 68111 incluant les « Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles » et le crédit sur le compte numéro 2805 incluant « Amortissement des logiciels ».
Cependant, sa durée doit correspondre à la durée de vie des logiciels ou le temps durant lequel l’entrepriseval’utiliser selon les normes de technique commerciales. Pour les logiciels conçus spécialement pour l’entreprise, la durée de l’amortissement doit confondre à leurs temps d’utilisation.
Bref, il y a des règles spécifiques qui régissent les opérations. C’est tout de suite après l’achat qu’il faut revoir la comptabilisation logiciel. Par ailleurs, ceux que l’entreprise a créés sont amortis à leur achèvement.