Facture pro-format, facture acquitté ou facture d’acompte, dès que votre entreprise sera en pleine activité, des clients achèteront vos produits ou bien s’offriront vos services et ils vous demanderont divers type de factures. Pour satisfaire et fidéliser vos clients, vous souhaitez mettre à leur disposition des factures qui conviennent à toutes les situations. Dans cet article je vais vous donner les mentions obligatoires à indiquer sur vos facture et je vais vous montrer les solutions faciles pour les établir !
Que faut-il savoir sur la facture ?
Il est à noter que la facture est indispensable, elle vous permet de maintenir une bonne relation et un climat de confiance avec vos clients. Elle justifie d’un acte d’achat d’un produit ou de service. Elle peut être utilisée à des fins justificatives auprès de vos services fiscaux.
Un entrepreneur a-t’il besoin de cela ?
Une facture vous servira de preuve pour une opération commerciale ou financière. Cette facture sera éditée en deux exemplaires, l’un pour vous et l’autre pour votre client. Il est indispensable de garder une trace de votre facturation et de tenir vos comptes pour pouvoir les justifier en cas de contrôle.
Quelques définitions des différentes factures
Facture pro-format : Un document pro forma est fourni avant la conclusion d’une transaction. Il est utilisé comme modèle pour les documents réels et complets qui vont certifier cette transaction. Si la facture pro-format est acceptée par la contre partie, elle ne peut être modifiée par la suite (source wikipedia)
La facture pro-format est une sorte de devis qui n’engage à rien, souvent demandé par les organismes bancaires
Facture d’acompte : Facture établie lors du versement d’un acompte.
Le versement d’un acompte, en tant que paiement d’une partie du prix, implique que le vendeur et l’acheteur doivent honorer le contrat
Facture acquitté : Pour être acquittée, une facture doit porter la mention acquittée le, et porter le mode de règlement et la référence du règlement.
Les mentions obligatoires sur la facture pro-format et toutes les autres
Quelles sont ces mentions obligatoires ?
Depuis le 1er janvier 2013, les clients professionnels ont exigé un certain nombre de mentions obligatoires. Une nouvelle règle a été mise au point.
Voyons maintenant en quoi elles consistent :
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Les identités des deux parties : c’est-à-dire l’entrepreneur et le client.
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L’entrepreneur doit indiquer sur la facture nom, prénom, adresse, et immatriculation de l’entreprise.
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Pour le client, ce sera son nom, prénom et toutes ses coordonnées nécessaires. Au cas où il s’agit d’un client professionnel, c’est-à-dire une entreprise, vous devrez inclure sa forme juridique.
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Le numéro de la facture et la date à laquelle elle a été délivrée : concernant le numéro, il doit être unique, deux factures ne peuvent pas avoir un même numéro.
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La date de la vente du produit, de la prestation ou du service : il est possible que ce ne soit pas la même date que celle de la facture.
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Les détails sur le produit ou le service : quantité, prix unitaire par exemple.
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Le prix HT sans TVA : c’est-à-dire le prix auquel ne sont pas ajoutées les taxes, ni la TVA du fait de votre statut d’auto-entrepreneur.
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Les détails sur la pénalisation en cas de retard : marquez le taux sur ce retard, et noter si c’est spécifique par exemple.
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Les frais de recouvrement : ne s’appliquent qu’en cas de paiement après la date limite. Il faut que le taux et l’indemnité forfaitaire pour le recouvrement soient indiqués sur votre facture.
Comment éditer une facture sous Word ?
Pour réaliser vos propres factures pro-format, d’acompte ou autres, et qu’elles soient de bonne qualité mais aussi professionnelles, vous n’avez pas forcément besoin d’outils spéciaux.
Quand je vous parle d’outil spécial, il s’agit de logiciels conçus spécialement pour fabriquer des documents commerciaux ou comptables tels que des devis ou des factures, quel que soit votre type d’activité.
Mais comment réaliser ces documents en respectant les normes ?
En fait, vous pouvez facilement réaliser vous-même une facture dans les normes simplement avec Microsoft Word. Je vais vous indiquer quelques astuces qui vous permettront de faire rapidement une facture.
Il n’y a rien de difficile, il suffit de faire travailler votre imagination et votre créativité !
Pour commencer, il vous faut évidemment la suite Microsoft Office. La licence pour cette suite de logiciels bureautique est payante mais vous pouvez dans un premier temps vous procurer une version d’essai ou télécharger la suite bureautique Open Office qui est équivalente à la suite de Microsoft mais qui a l’avantage d’être gratuite.
Une fois dans Word, vous pouvez soit créer votre propre modèle de facture, selon votre maîtrise de Word, soit utiliser un des modèles fournis pour vous aider afin de le personnaliser ensuite.
Vous pouvez aussi importer des modèles que vous avez trouvé sur internet et les personnaliser avec Microsoft Word.
Vous pouvez importer depuis votre PC votre logo ainsi que tous les éléments graphiques que vous souhaitez intégrer dans votre facture.
N’oubliez pas les mentions obligatoires ! Il est important de les intégrer dans vos factures parce que le fait d’oublier une de ces mentions pourra entraîner des sanctions.
Personnalisez votre facture : après avoir intégré le plus important dans votre modèle, vous pouvez jouer sur la personnalisation des couleurs et des motifs afin de différencier votre facture.
N’hésitez pas à mettre un peu de couleur ; si vous avez une charte graphique vous pouvez aussi vous en servir.
Laissez libre court à votre inspiration pour avoir une création qui vous ressemble, selon vos goûts et votre exigence.
A la fin, vous n’aurez plus qu’à enregistrer votre œuvre et l’imprimer.
Des exemples de factures faites avec Word :
Dans les liens ci-dessous, vous pourrez télécharger une facture élaborée avec Word que vous pourrez ensuite retoucher et adapter selon votre style et vos besoins.
Il est important que vous sachiez qu’il n’y a pas de modèle obligatoire pour les factures, mais seulement des mentions obligatoires.
Comment faire une facture sous Excel ?
Est-ce qu’Excel peut vraiment vous le permettre ? Oui, à lui seul, Excel peut vous permettre de faire de belles factures assez facilement et pas besoin d’avoir une formation. Utilisez seulement votre créativité, ce sera largement suffisant.
Je vais vous donner les moyens qui vous permettront d’arriver à élaborer des factures avec Excel.
Que vous faut-il ?
Pour commencer, il faut évidemment vous procurer la suite Microsoft Office ou Open office.
Vous aurez deux choix, choisir un modèle parmi ce que Microsoft vous propose dans son contenu, ou créer votre propre modèle.
Utiliser ce qu’Excel vous propose
Que votre version de Microsoft soit en version 2003, 2007, 2010 ou 2012, Excel met à votre disposition des modèles pour vous inspirer.
Des modèles sur lesquels ce ne sera pas difficile, même pour une personne qui ne maîtrise pas Excel à 100 %, de faire des personnalisations, selon ce que vous souhaitez mettre en évidence et mettre en cohérence avec vos goûts et vos exigences.
Installer des programmes dans Excel
Le fait qu’Excel est une feuille de calcul le rend facilement exploitable et en fait son atout principal pour élaborer des factures.
Vous pouvez aussi intégrer des petits programmes de calcul dans votre modèle, ce qui vous évitera de répéter les mêmes calculs à chaque fois.
D’autre part, vous pouvez y intégrer des formules dans certaines zones de votre document qui vous évitera les erreurs de saisie et les calculs se feront automatiquement.
Apportez un avantage supplémentaire à votre facture : réalisez une facture qui vous démarque des autres.
Jouez avec les couleurs, mettez des motifs qui accrochent et qui pourraient représenter l’activité que vous exercez tel que votre logo par exemple.
Grâce à cette facture, valorisez votre entreprise aux yeux de vos clients, de vos fournisseurs et surtout de vos concurrents.
N’oubliez pas les mentions obligatoires ! J’insiste !!
Pourquoi prendre de tels soins pour l’élaboration de votre facture ? parce que c’est un support qui assure et améliore vos relations clientèles.
Elle montrera aussi votre professionnalisme ainsi que votre sérieux. Elle reflètera votre image ainsi que celle de votre entreprise.
Quelques logiciels gratuits de devis et factures
Pour gagner du temps ou pour ceux qui ne maitrisent pas Excel ou Word, vous pouvez utiliser un logiciel de devis et de factures, gratuit ou non, j’en parlais déjà dans cet article.
Comment réaliser les devis et les factures ?
Voici une liste de logiciels facilement utilisables :
Solegis auto-entrepreneur : un outil gratuit à installer sur votre PC, que vous pourriez trouver dans Télécharger Solegis,
Gestan : avec la deuxième version gratuite qui ne fonctionne que sous Windows.
Myfacture : téléchargeable
Memsoft Gestion Commerciale Oxygène : un logiciel que vous pourriez télécharger.
MonAE : un outil qui vous offre une réalisation des devis et des factures gratuite sur le web. Vous pouvez l’acquérir sur MonAE.fr.
ProDevis : même genre de logiciel dans www.prodevis.com/,
Debitoor : possible de se le procurer dans https://debitoor.fr/, un outil simple, mais prodigieux qui permet de créer des devis et des factures.
Dans http://www.free-devis-factures.com/, vous pouvez trouver un logiciel de devis et de factures téléchargeable gratuitement.
Les points communs entre ces logiciels :
Ce sont des moyens professionnels conçus par des experts dans le but de vous faciliter vos tâches comptables.
Leur utilisation est simple, astucieuse, et vous n’auriez pas besoin de suivre des cours pour les maîtriser. Certains sont même équipés d’une d’assistance.
Vous pourriez aussi les utiliser en ligne, cela pourrait être plus commode.
De plus, accessible de n’importe ou 24 h/24 ainsi que 7j/7.
Ces outils permettent non seulement de réaliser des devis ou des factures, mais aussi toutes les autres opérations comptables, telles que le calcul de votre chiffre d’affaire par exemple.
Les fonctions dans chacun de ces logiciels vous permettront de personnaliser l’aspect de vos devis et factures, mais surtout de suivre les normes imposées pour les factures et les devis.